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OCR(光学文字認識)機能を利用して、スキャンされたPDF/画像PDFをexcelファイルに変換

pdf 編集 変換 作成

先日、「次回の会議資料のひとつに使うから」ということで上司から10年分の売り上げ先別と商品別の売り上げ集計表を比較分析しやすいようにまとめて欲しいとの指示がありました。

データをファイルとして保存してあるのは去年のものだけで、あとは閲覧しやすいようにPDFファイルにて保存してあるとの事・・・。

今回のような過去のファイル10年分という長期間のものを比較・分析するのは初めてのようで、(昨年までは前年比しか出していなかったとのことでした)指示を受けた私はまだ入社して半年しか経ってないひよっこなのでどうしたらいいのか見当もつかずとりあえず手打ちで処理をしようと試みることにしました。

「閲覧しやすいように」の言葉の意味がよくわかったのは印刷しようと一つ目のファイルを開いたときでした。

おととしの分だけでページにして50ページはあろうかという莫大な量が目の前に広がりました。

これは・・・無理だ!と思ったときに先輩からPDFをExcelに変換できるソフトがあるらしいという話を聞くことができ、早速調べてみることにしました。

Wondershareの「スーパーPDF変換・編集・作成+OCR」を見つけ使用することにしました。

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PDFファイルからExcelへの変換のスピードも速くて手順も簡単だったのでスムーズにデータをまとめることができてとても便利でした。

はじめに量を見たときには手打ちでやるとどれだけの日数がかかるのだろうと途方にくれましたが便利なソフトのおかげで早い仕事をこなすことができてよかったです。

pdf 編集 変換 作成

「スーパーPDF変換・編集・作成+OCR」はPDFファイルをWord・Excel・Power pointなどのMicrosoft officeへの変換だけでなくEPUB・HTML・Text・や画像形式(JPEG,PNG)などにも変換できます。 PDFを簡単にEPUBに変換してipod tachやipadなどの携帯機器で使用することができますし、HTMLに変換すればインターネットでの公開も簡単にできます。

今回は会社の内部で使用する書類のためにExcelを使用しましたが、その他の変換機能を使用することでさまざまに楽しむこともできます。

欲しいページを抽出したり、必要な範囲を切り取ったり、ファイル内にさまざまな注釈を追加するなど従来加工が難しかったPDFファイルの編集や変換が簡単にできるようになりました。

この商品はPDFファイルからその他のファイルへの変換の作業手順も少なく簡単なためとても使いやすいものになっています。

OCR機能があることにより文字が画像化されたPDFファイルの編集が可能になり、画像からテキスト情報を抽出することが可能になるので、各形式ファイルへの高精度変換をすることができます。

また必要であればパスワードを設定することにより閲覧やコピー、印刷、編集などに制限をかけることができるので安全に使用することができます。

操作手順を簡単にまとめると

pdf 編集 変換 作成

ステップ 1 PDFファイルのインポート

画面の左側にある「開く」をクリックするかもしくはドラック&ドロップで直接変換したいファイルを持ってくることができます。

ステップ 2 出力形式の選択と設定

ホームメニューをクリックしてExcelへを選択します。 新しいウィンドウでExcel(*xlsx)またはExcel(*xls)など形式を選択します。(*xlsx)Micro soft Excel2007以降向けの形式で(*xls)はMicro soft Excel2003向けの形式です。

変換タグをクリックするとファイルを変換することができます。Excelに変換の設定画面が出てくるので、ファイルを追加して他のPDFファイルを追加すれば一度に複数のファイルを変換することができます。ページを設定することでPDFファイルの中の特定のページを選択することもできます。

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ステップ 3 保存先の設定と高度設定

「ソースフォルダ」のときは変換したExcelは変換するPDFファイルと同じ場所に保存されます。

自分の好きな場所に保存したい場合は「カスタマイズ」を選択すると保存場所を設定することができます。

「高度設定」をクリックして「各ベージを単一のワークシートに保存」または「すべてのページを一つのワークシートだけに保存」という設定が出てくるのでそこを設定した後「OK」ボタンをクリックします。

すべての設定が完成した後最初の設定画面の右下にある「変換」ボタンをクリックすれば自動的にPDFのExcel変換が開始します。

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