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Mac OCR PDF 変換・編集:PDF OCR装置を用いて文字化けを防止する仕方


① MacでPDFの注文書をExcelに変換するには

私は酒造店に勤務しており、毎日全国各地から注文を頂いています。

注文書はFAXでの対応である為、私は受信した注文書をMacのExcelファイルに手入力し、在庫管理をしています。しかしながら、そろそろ手入力に限界を感じ、このFAXの文書がExcelファイルにそのまま反映出来る方法を色々考えていました。

PDFの注文書をExcelに変換する

② 「OCR機能搭載」のMac PDF変換・編集ソフトを見つけた

やはり専用ソフトを用いるしかないと判断し、「Mac Excel変換」を検索してみると、Wondershare社の『PDFelement~PDF変換・編集・作成+OCR~(Mac版)』がヒットしました。

まずFAXの注文書をPDFに変換しなければなりませんでしたが、お店のコピー機がスキャン機能を搭載していたので受信した注文書をPDFファイルに変換出来ました。

製品の紹介文を読んでみると簡単に使えそうだったので、私は早速無料体験版をインストールし、PDFの注文書をExcelに変換する事にしました。

「OCR機能搭載」のPDF変換ソフト

③ Mac OCR PDF変換以外はPDF編集機能も

インストールを終えたソフトを立ち上げると、「ユーザーガイド」が出て来て、初心者でもわかりやすいガイド表示が出て来ました。起動時にこのウィンドウを表示しないにチェックを入れる事も出来ますが、私は覚えるまで表示させておくことにしました。

次に、元データを開く画面が表示されたので、スキャンしPDFファイルとなった注文書を開きました。

綺麗なExcelファイル

最後に編集画面が表示され、Excel、Wordをはじめとする変換可能なファイルのアイコンが並んでありました。

私は「本当に便利なソフトだなぁ」と思いながらExcelのアイコンを選び「変換」ボタンを押しました。

綺麗なExcelファイル

変換処理はあっという間に終わり、Excelファイル化する事が出来ました!!しかし、FAXで戴いた注文書の為、PDF化した内容も画像が荒く、文字化けした状態でファイル変換されてしまいました・・・

何の為にこのソフトをインストールしたのか・・・とがっかりしながらソフトの説明文を読み進めてみると、「OCR機能搭載」の文字を発見しました。

OCRって何だろうかとインターネットで調べてみると、手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り文字を識別する装置だそうです。

これを用いれば、画像の粗い文字も光学的に読み取り、認識してくれるはずだと判断し、『PDFelement~PDF変換・編集・作成+OCR~(Mac版)』の無料体験版をインストールしました。

そこで再度、FAXにて受信した、画像の粗い注文書を開きました。

綺麗なExcelファイル

トップ画面に「OCR」のアイコンがあったのでこちらをクリックすると、“選択モード”が2種類出て来ました。

私は「編集またマーキング可能」を選び、「OK」ボタンを押すと、すぐに処理の実行が始まりました。やはりOCRで文字認識をしている為、10秒以上待ちましたが、それでも時間はとても短い方だと思います。

変換処理が完了し出来上がった注文書は、一見何の変哲もないPDFデータだったので「これ本当に反映されているのだろうか?」とすごく不安でしたが、このPDFファイルを再度Excel変換してみました。

すると、文字化けせずに綺麗なExcelファイルで出て来ました!!

これで今後、FAXで送られてくる注文書を手入力する事なくExcelで管理出来るのかと思うと本当に嬉しいです!OCR装置をよく開発したなぁ、私の様な悩みを持つお店が沢山あるからなんだろうな、とつくづく実感しました。

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