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PDFファイルの利用・活用シーン&オススメ理由

PDF書類利用・活用シーン&オススメ理由
PDF活用シーン

企業業務(ワークフロー/回覧など): 議事録、稟議書、契約書、承認書類、見積もり書、受発注書、請求書、依 頼書、作業完了報告書
窓口業務(カード/金融/損保など) カードサイン、同意書、確認書、申込書、本人確認 等
医療・介護・福祉: 電子カルテ、検査・入院・手術同意書
教育: テスト採点/コメント記入、成績表
官公庁・自治体(行政手続、マイナンバー連携) 電子申請/申告/交付、 ネット選挙/投票

これらのファイルはどうしますか。

分野での活用イメージをまとめて説明します。

会社でのPDFファイル利用シーンを例としてピックアップします。

会社でのPDF利用場面⇒営業部門法務部、人事課、購買調達部での利用シーン

営業部門での利用


メールの添付資料を間違えて送ってしまった!なんてことありませんか?

⇒見積・納品書などにパスワード設定や暗号化を行うことが出来ます。閲覧制限機能で安全にメール送信が可能な他、印刷制限機能も付いてます!

上司や関係者が出張中で承認が取れず、お客様からクレームを頂いた・・・なんてことありませんか?

⇒電子印鑑・共同編集機能を利用し、出張中の上司や関係者から承認をもらい、滞ることなく業務が進められます!

不要な個人情報などを漏れることなく消さなきゃ・・・なんてことありませんか?

⇒閲覧制限機能で情報漏えい対策も出来ます!

人事部門での事象例

過去に保存したファイル・・・探したいけど見つからない。キーワードは覚えてるのに・・・保存場所もファイル名を忘れた。時間だけが過ぎる、なんてことありませんか?

⇒単語、フレーズ、キーワードからファイル検索機能で簡単に見つけることが出来ます!

変更されたくない配布資料はありませんか?閲覧はいいけど 印刷されたくない 閲覧はいいけど、印刷されたくない資料はありませんか?

⇒社員に配布・案内が必要な規定・人事関連資料をPDF化する際に 開封パスワード、印刷・編集許可パスワード設定が出来ます!

購買・調達部門での事象例

関係先から入手した フ イルをそのまま使いたいと思われたことがありませんか?

⇒社内資料作成を充実させるために、PDFファイルから Officeファイル変換(OCR)機能を活用し、資料作成時間を削減!

お客様から頂いた申込書の記入内容が間違えていて修正液で直した・・・なんてことありませんか?

⇒手書きで修正しスキャナ取り込みをしていた作業をPDFへの 直接編集機能を使うことで業務効率化!

経理・財務部門での事象例

e文書法に対応し、紙での保管場所を有効活用しませんか?

閲覧制限機能、印刷制限機能でパスワード設定や暗号化を行い、 安全に管理出来ます!

上司や関係者が出張中で承認が取れず、お客様からクレームを頂いた・・・ なんてことありませんか?

電子印鑑・共同編集機能を利用し、出張中の上司や関係者から 承認をもらい、滞ることなく業務が進められます!

広報部門での利用

ニュース・プレスリリースを複数人で原稿チェック・・・しかも紙で回覧すると時間が掛かった りしませんか?

共同編集機能、直接編集機能、注釈機能で見やすく、作業も 機能で見やすく、作業も効率良く出来ます!

研究発表をする際に のフ イルに全て纏められますか?

⇒複数ファイルをフォルダ感覚でまとめて、見せたい順に並べられるポートフォリオ機能が便利です!

法務部門での利用

契約書を複数人チェック。。。。。。 しかも紙 回覧すると時間が掛かたりしませんか

⇒共同編集機能、直接編集機能、注釈機能で見やすく、作業も効率良く出来ます!

大量文書を紙で配布する際に、目次内のページ番号を間違えそう・・・なんてことありませんか?

⇒しおりが出来ていれば、簡単に目次を自動作成することが出来ます!

マーケティング部門での事象例

アンケートってFAXで回収すると文字が潰れて読めなかったりしませんか?

アンケートフォームをPDFで作成し、回収はメールで

PDF内の画像位置を修正したり、クリップアートを再利用したいと思いませんか?

オブジェクト編集ツール機能で出来ます

その他の分野での活用イメージ

• 国税関連

国税関連書類のスキャナ保存(電子化)
電子帳簿、対応書類の電子化(PDFに直接書ける機能)

• 金融業

①電子契約、電子申込書の受領、(Webサービス経由) ②保険申込内容の入力. 申込者 ③)電子契約(保管・検索・閲覧)機能

• 建築士の仕事

特許関連書類

建設図面、契約書等。(セキュリティ向上)

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PDFの編集機能の詳細

PDFページの分割、抽出、結合、回転、トリミング、電子署名の添付、フォームオブジェクトの追加、しおりの作成、編集、セキュリティPDF作成などの機能も搭載しています。

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